Fundada en 2013 por un equipo de empresarios con una larga trayectoria en el negocio, Priority Ambulance tiene el orgullo de estar asociada con municipios y proveedores de cuidado de la salud para prestar servicios médicos de emergencia con los que las comunidades pueden contar. Y esa lista de comunidades aumenta cada vez más. La compañía experimentó un crecimiento explosivo en su primera década gracias a las adquisiciones y a la captación de nuevos clientes, con lo que sus ingresos se dispararon hasta alcanzar aproximadamente los $350 millones.

Si bien el crecimiento es bueno, también plantea desafíos empresariales, sobre todo en una industria compleja y notoria por su estancamiento financiero.

"Crecíamos rápidamente y nos dimos cuenta de que íbamos a necesitar un socio financiero sólido que pudiera adaptarse rápidamente a nuestro negocio, y BOK Financial® estuvo ahí para cubrir nuestras necesidades en cada paso del camino", afirma Scott Barker, director de tesorería de Priority Ambulance. Barker trabaja con Stacy Sanner, gerente de ventas de tesorería de BOK Financial, para ayudar a Priority a controlar sus expansivos e intrincados procesos financieros.

"Todavía no le he planteado a Stacy ningún desafío para el que no haya encontrado una solución creativa", sostiene Barker.

Soluciones personalizadas para necesidades complejas
De alguna manera, la relación de Priority con BOK Financial es anterior a la fundación de la compañía misma. Sanner ya había trabajado con el equipo ejecutivo en otra empresa de ambulancias antes de que se separaran para lanzar Priority en 2013. Los fundadores de Priority sabían que Sanner era la persona a la que debían llamar para los servicios de tesorería.

A lo largo de los años, Sanner y BOK Financial ayudaron a la empresa a llevar a cabo una operación de tesorería organizada y eficaz. El equipo de Priority recurre a diversos productos y servicios bancarios para optimizar las cuentas por cobrar y por pagar, gestionar eficazmente el capital de trabajo y maximizar el rendimiento de las cuentas líquidas.

Con la expansión geográfica de Priority, uno de sus mayores desafíos ha sido la recopilación y el procesamiento de los pagos de cientos de miles de clientes en todo el país. Para agilizar este proceso, BOK Financial ayudó a Priority a crear una red de buzones de seguridad, que permite a los clientes enviar los pagos por correo directamente a una dirección designada. BOK Financial procesa las cuentas por cobrar y transmite las novedades a Priority, liberando al cliente de una enorme carga manual.

"Este proceso puede llegar a ser extremadamente engorroso e intensivo en términos de mano de obra. Sin embargo, Stacy y el equipo de BOK Financial idearon una solución excepcional... Es una solución muy creativa y bastante diferente al proceso de cuentas por pagar habitualmente subcontratado. Está funcionando bastante bien".

​​​​​​​Scott Barker, director de tesorería de Priority Ambulance.

BOK Financial también ayuda en las cuentas por pagar. "Emitimos con frecuencia reembolsos a clientes y aseguradoras por pacientes cuyas facturas pueden haber sido cubiertas por un seguro secundario o de otro tipo desconocido", explica Barker. "Este proceso puede llegar a ser extremadamente engorroso e intensivo en términos de mano de obra. Sin embargo, Stacy y el equipo de BOK Financial idearon una solución excepcional en la que el banco procesa los cheques de reembolso y los devuelve a nuestra oficina central de facturación para que se pueda agregar al sobre información adicional relacionada con el reembolso. Es una solución muy creativa y bastante diferente al proceso de cuentas por pagar habitualmente subcontratado. Está funcionando bastante bien".

Es un magnífico ejemplo de cómo la compañía escucha las necesidades de sus clientes y puede adaptar sus servicios para resolver problemas específicos, cuenta Sanner. "Puede que no siempre funcione a la perfección, pero es el compromiso y la confianza mutua a la hora de trabajar juntos en estos asuntos lo que nos diferencia de los megabancos", afirma.

Al igual que en cualquier relación, la comunicación continua es la clave del éxito para Priority y BOK Financial. "Se trata de un compromiso que, una vez establecido, no debe ser desatendido. Scott y yo hablamos como mínimo una vez a la semana, y todos los días cuando es necesario", dice Sanner. "Claro que seguimos alineados en las cuestiones comerciales, pero también es importante que nos conozcamos y nos mantengamos en contacto como personas". Barker está de acuerdo. "Disfrutamos asistiendo a eventos patrocinados por BOK Financial, como torneos de golf o partidos de béisbol, donde tenemos la oportunidad de llevar a nuestras familias", señala. "Nos recuerda que, aunque BOK sea una gran empresa, contribuye con un enfoque local y un sentido de comunidad. Esa es precisamente la meta que perseguimos en Priority Ambulance. Por lo tanto, esa filosofía común es una de las razones por las cuales nuestra relación con BOK Financial se ha sostenido a lo largo del tiempo".

"Se trata de un compromiso que, una vez establecido, no debe ser desatendido. Scott y yo hablamos como mínimo una vez a la semana, y todos los días cuando es necesario".

​​​​​​​Stacy Sanner, gerente de ventas de tesorería de BOK Financial.

La automatización acelera los procesos bancarios
Las compañías de muchas industrias se ven abrumadas por montones de papel, frecuentemente relacionados con la facturación y otros procesos financieros. Trabajar con un flujo constante de formularios es una tarea tediosa y lenta para los empleados humanos, pero el software automatizado adecuado puede eliminarlos en cuestión de segundos. Por este motivo, muchas organizaciones modernas recurren a la automatización para ahorrar tiempo, dinero y dolores de cabeza, y así es como BOK Financial ayuda a sus clientes a agilizar muchos procesos bancarios.

En el caso de Priority Ambulance y otros proveedores de cuidado de la salud, el proceso de idas y vueltas para confirmar las prestaciones y recibir los pagos de las compañías de seguros es un trabajo especialmente arduo. Es un desafío constante mantener las cuentas por cobrar para suministrar un capital de trabajo adecuado a la compañía. BOK Financial está trabajando con Priority en la implementación de su servicio webERA, llamado así por la gestión a través de Internet de los archivos de aviso electrónico de remesas (ERA). El software, basado en suscripciones, se integra con los sistemas de facturación de pacientes de los proveedores para procesar y organizar automáticamente la información de pago de los reclamos, facilitando así la labor del personal.

"Permitirá a que nuestro departamento de facturación ahorre una enorme cantidad de tiempo", afirma Scott Barker, de Priority Ambulance. La compañía se encuentra en las fases iniciales de adopción de webERA, junto con otros proveedores como consultorios médicos, hospitales y centros de atención prolongada. Ya sea en el sector del cuidado de la salud o en otras industrias, la gestión optimizada de las cuentas por cobrar puede servir de impulso para el flujo de caja de cualquier compañía.