Pesadillas de la administración de un plan 401(k) Y qué hacer al respecto.
Los administradores de 401(k) de su compañía tienen un secreto: no duermen bien. Sus listas de tareas administrativas se han vuelto una carga en su cantidad de trabajo normal, y toman decisiones clave y aconsejan a otros de manera constante acerca de cuestiones que no tienen relación son su área de especialización. Junto con usted y el comité de su plan, asumen una responsabilidad enorme... hacia la compañía y sus empleados. Las siguientes son preocupaciones que más escuchamos entre los patrocinadores de planes:
¿Estoy cumpliendo con mi responsabilidad fiduciaria?
Esa es una excelente pregunta porque se trata de una gran responsabilidad. Según ERISA, un fiduciario debe actuar en el mejor interés de los participantes del plan. Es decir, actuar con cautela, habilidad, prudencia y diligencia; evitar transacciones prohibidas y librarse de conflictos; diversificar las opciones de inversión para minimizar el riesgo de sufrir grandes pérdidas; y respetar los documentos e instrumentos que rigen el plan.
Muchas tareas complicadas recaen dentro de esas responsabilidades. Crear una política de inversión. Crear una estructura de inversión general y cobertura de activos de su cartera de fondos. Seleccionar a los administradores adecuados para cada clase de activos. Monitorear y revisar con constancia a esos administradores para asegurar que cumplan con sus responsabilidades. Estas son solo algunas de las cosas que aparecen en la lista de "prioridades" de los patrocinadores de planes.
¿Debería preocuparme por si me auditan?
Normalmente los empleadores gastan a razón de dos veces y media más en beneficios de salud que en beneficios de retiro, por lo que no resulta sorprendente que el plan de retiro de su compañía reciba menos atención.1 Lamentablemente, esa no es una excusa válida para no cumplir con las responsabilidades fiduciarias, ya sea intencional o no. Y las consecuencias pueden ser graves.
Los integrantes del comité del plan pueden tener la responsabilidad civil de responder a las pérdidas que surjan del incumplimiento y de recuperar las ganancias que usted podría haber registrado al usar los activos del plan de manera inadecuada. Es posible que usted también esté sujeto a otras multas que pueda imponer el tribunal, que pueden ser costosas. En 2013, el Departamento de Trabajo (DOL) de los Estados Unidos multó a los patrocinadores de planes en el setenta y cinco por ciento de sus auditorías. La multa promedio fue de $600,000 por plan.2
Otra preocupación: en 2014, el DOL incorporó otros 1,000 funcionarios de aplicación para las auditorías de normalización de 401(k).3 Y, en una conferencia de junio de 2016, los panelistas especializados informaron que tanto el DOL como el Servicio de Impuestos Internos (IRS, en inglés) han anunciado planes para aumentar la cantidad y la frecuencia de las auditorías.4 Otra vez.
No puedo seguirle el ritmo a la cantidad de trabajo.
Administrar y gestionar el plan de retiro de una compañía es un trabajo de tiempo completo en sí mismo. Sin embargo, en el mundo real, normalmente solo ocupa una pequeña parte de la larga lista de tareas de un empleado o comité. Esto puede reducir el nivel de servicio y apoyo para los empleados a quienes les preocupan sus planes de retiro, como también los errores o descuidos en el marco del cumplimiento de las responsabilidades fiduciarias.
La correcta administración de un plan 401(k) incluye la preparación de los documentos del plan, los formularios y las enmiendas originadas por las nuevas regulaciones. Hay una cantidad de avisos y correos obligatorios que deben administrarse y tramitarse, desde avisos impositivos 402(f) hasta avisos de SPD, QDIA y EACA/QACA. Se deben preparar correctamente los informes de 5500, administrar los participantes cesados, establecer y actualizar las designaciones de beneficios, y completar una gran variedad de pruebas de cumplimiento (ADP/ACP, 415 límites de incorporación anuales, excedentes en cargos ejecutivos, cobertura mínima y monitoreo 402[g]). A todo eso se suma la pesada carga que implica la educación y apoyo a los empleados: desde presentaciones grupales y reuniones personales hasta el mantenimiento de recursos impresos y en línea; y la cantidad de trabajo de repente se vuelve abrumadora.
Cómo dormir mejor.
Por suerte, asociarse a un proveedor de servicios integrales que ofrezca apoyo administrativo total, diseño de planes y experiencia en asesoramiento y que actúe en capacidad de fiduciario de inversión en nombre de su plan, puede ayudar a aliviar algunas de esas preocupaciones y reducir la carga sobre el administrador de su plan y los miembros del comité.
Tenga en cuenta que un fiduciario general puede asesorar a un patrocinador de planes mientras que solo el fiduciario de inversión puede tomar decisiones de inversión por el plan y reducir significativamente la carga laboral de su administrador. Si bien el patrocinador de planes puede minimizar su responsabilidad respecto de la selección de inversiones, es importante saber que no puede eliminar totalmente su responsabilidad fiduciaria. Usted tendrá la responsabilidad de elegir cuidadosamente los administradores de inversión del plan 3(38) y debe monitorearlos como corresponde. Dicho esto, el fiduciario de inversión 3(38) adecuado puede reducir su carga significativamente.
Como fiduciario de su plan, el proveedor del plan de retiro aportará su experiencia en ERISA así como los requisitos y las expectativas fiduciarias del DOL. Le ayudarán a garantizar que su comité implemente los procesos, los procedimientos y los documentos adecuados exigidos por el DOL, y colabore con la administración de los procesos continuos de toma de decisiones para garantizar el cumplimiento de las responsabilidades fiduciarias. Apoyo en las auditorías, comunicación y educación de los empleados, automatización de una variedad de tareas administrativas, asesoramiento en inversiones, análisis de cuotas y estudios comparativos son otros servicios que le sugerimos busque en un fiduciario calificado.
El administrador de 401(k) de su compañía y el comité de planes no necesitan perder horas de sueño por la responsabilidad y la cantidad de trabajo que implica la administración de su plan de retiro. El proveedor del plan de retiro adecuado puede simplificar su trabajo y cumplir con las responsabilidades y expectativas de ERISA y del DOL a la vez. En definitiva, ganará tranquilidad y un mejor plan de retiro para sus empleados.